分录的编制,是会计日常的重要工作,除了注意正确使用会计科目、确认借贷方向及金额无误外,凭证摘要应尽可能将主要内容说明清楚。如“xxxx年xx月xx日自xx公司采购xx一批”、“销售部李xx报销业务招待费一笔”、“支本月银行手续费x笔”、“预收xx/代付xx公司维修费xx元”等。
凭证摘要则是会计分录的灵魂,会计人员在编制分录,一定不要嫌麻烦而过分简化。
本文试以企业不同期间商贸企业典型营业活动为例,说明日常主要分录的编制方法。
第一节 筹办阶段
一、公司收到投资款
借:银行存款
贷:实收资本——甲股东
——乙股东
摘要:XX年XX月XX日,银收甲股东投资款XXXXXXX元,乙股东投资款X元。
注意,转入投资款时应备注“投资款”。
如果是以非实物入股涉及金额较大,应当有评估报告作为价值支撑。
二、支付事务所验资报告费用
借:管理费用——审计费
贷:银行存款
摘要:XX年XX月XX日,银支XXXX年验资审计报告费用。
注意,部分行业仍然需要验资。
三、开办期间杂项费用
借:管理费用——开办费
贷:其他应付款——借款——XX
摘要:XX年XX月至XX年XX月,XX垫付公司开办费用。
公司对公账户完成开立前,费用由相关人员垫支的,可以挂账。凭证附件可按照具体支出类型列示开办费清单。
注意,开办期间招待费只有60%可以所得税税前扣除。
第二节 营业阶段
一、采购商品
(一)产品入库票未到
借:库存商品——xx类——xx
贷:应付账款——暂估应付款——xx公司
摘要:XX年XX月XX日,XX公司XX产品验收入库,票未到款未付
待正式发票到位后红冲该笔分录重新按照(三)的方式编制分录。
(二)产品未到发票到
借:在途物资
应交税费——待认证进项税额
贷:应付账款——xx公司
摘要:XX年XX月XX日,收到XX公司XX产品发票,货未到款未付
(三)票货同行
借:库存商品——xx类——xx
应交税费——待认证进项税额
贷:应付账款——xx公司
摘要:XX年XX月XX日, XX公司XX产品验收入库,票货同行。
上述分录进项税额先通过“待认证进项税额”科目入账,待确认认证抵时方转入“应交税费——应交增值税——进项税额”科目。相关分录如下:
借:应交税费——应交增值税——进项税额
贷:应交税费——待认证进项税额
注意,入库前运费与正常损耗计入存货成本。存货的具体明细在WMS仓库管理系统中核算。在建账处理,应当明确地区、库名、货架、层级的编码方式,确保存货“账、物、卡”合一。
在编制入库凭证时,应检查购销合同、采购订单、供应商发货单、货物签收单等相关资料。
(四)厂家返利
借:预付账款/银行存款
借:主营业务成本—厂家销售返利 红字
应交税费—应交增值税(进项税额)红字
二、采购退货
由于质量等原因将货物退回给供应商:
借:应付账款
贷:库存商品
应交税费——待认证进项税额/应交税费——应交增值税——进项税额
摘要:XX年XX月因XX退回XX公司XX产品,款项未付
注意:退货出库的应当执行退货审批流程,并取得对方的退货入库单据。相关发票若已认证则需要将退货部分进项税额进行红字申请作进项转出处理。注意相关分录不计入进项税额转出。
三、销售商品
(一)预收销售款模式
①预收款项:
借:银行存款/库存现金/其他货币资金
贷:合同负债
应交税费——待转销项税额
或:
借:银行存款/库存现金/其他货币资金
贷:预收账款
第二个分录与第一个分录的区别是未确定具体货物、服务类型,因此涉及销项税率不确定。
摘要:XX年XX月XX日,预收XX公司XX项目款项。
②预收款转收入(在准则确认收入的节点):
借:合同负债
应交税费——待转销项税额
贷:主营业务收入
应交税费——销项税额
摘要:XX年XX月XX日,预收XXX发货XXX。
(二)非预收款模式销售
①赊销模式:
借:应收账款——商品款——XX公司
贷:主营业务收入
应交税费——销项税额
摘要:XX年XX月XX日赊销xx公司商品xxxx元
收回款项时:
借:银行存款/库存现金/其他货币资金
贷:应收账款
摘要:收回XX年XX月XX日赊销款
②现销模式:
借:银行存款/库存现金/其他货币资金
贷:主营业务收入
应交税费——销项税额
摘要:XXXX年XX月XX日现销XX商品。
(三)代收代支事业收费等
借:银行存款/其他货币资金
贷:其他应付款——XX
摘要:XX月XX日代收XX客户保险/购置税/其他费用XX元
借:其他应付款——XX
贷:银行存款
摘要:XX月XX日代付XX客户保险/购置税/其他费用XX元
注意,为了核算具体支付对象和客户,应当设置辅助核算以避免混乱
四、结转成本
与确认销售收入同步进行成本结转:
借:主营业务成本
贷:库存商品
摘要:结转XX月产品销售成本
若提供主商品同时还提供其他辅助服务,则应先编制分录:
①借:合同履约成本
贷:库存商品/应付职工薪酬/…
摘要:XX合同履约成本
在确认收入时再进行成本结转:
②借:主营业务成本
贷:合同履约成本
摘要:结转XX合同销售成本
五、职工薪酬
(一)工资社保
企业月底需要将当月的工资表明细按部门进行汇总,财务部门根据汇总的工资表进行职工薪酬的计提。
月底计提工资时(实际账务处理时间可能在次月):
借:管理费用——工资
销售费用——工资
贷:应付职工薪酬——工资
【后附原始单据:工资汇总表】
摘要:计提XX月工资。
当月计提计提公司承担社保及公积金时:
借:管理费用—社会保险费
管理费用—住房公积金
销售费用—社会保险费
贷:应付职工薪酬—社会保险
应付职工薪酬—住房公积金
【后附原始单据:自制五险一金表】
摘要:计提xx月社保公积金
当月支付社保公积金费用:
①社保公积金个人部分扣除
借:应付职工薪酬——工资
贷:其他应付款——代扣社保
其他应付款——代扣公积金
【后附原始单据:自制五险一金表】
摘要:xx月社保、公积金个人部分
②支付社保公积金(公司及个人部分)
借:应付职工薪酬—社会保险
其他应付款—代扣社保
贷:银行存款—**银行
借:应付职工薪酬—住房公积金
其他应付款—代扣公积金
贷:银行存款—**银行
摘要:xx月社保公积金费用支付
注意:工伤和生育保险费用由公司承担。基本养老保险公司缴纳职工工资的16%、职工缴纳8%;医疗保险为公司6%、员工2%。
【后附原始单据:支出凭单、银行扣款回单、社保公积金财政收据/完税证明、人员缴费明细】
次月发放工资时:
借:应付职工薪酬——工资
贷:银行存款——**银行
应交税费——应交个人所得税
【后附原始单据:工资表、银行付款回单、个税计算表】
摘要:发放XX月工资XX元并代扣社保公积金个税
由于员工专项扣除存在变数,故实际代扣的个人所得税与代缴的个人所得税可能会有差异,财务人员应定期比对代扣与代缴个税的差异,避免出现因多扣个人所得税造成员工的抱怨。
(二)生育津贴
女职工产假期间不能同时享受生育保险基金支付的生育津贴和公司支付的产假期间工资,可以选择享受其中较高的一项。
(1)产假期间垫付金额少于生育保险基金实付津贴的,具体的账务如下:
①产假期间垫付生育津贴和保险:
借:其他应收款(实付工资+社保个人部分)
贷:银行存款
摘要:垫付XX X月产假工资
社保公司部分仍然计入社保费用中。
②收到生育津贴并将差额支付给员工:
借:银行存款
贷:其他应付款
摘要:收到医保局支xx生育津贴
借:其他应付款
贷:银行存款
其他应收款
摘要:代支xx生育津贴(已扣除公司垫付)
(2)产假期间垫付金额高于生育保险基金实付津贴,且高于按员工平均工资计算应享受的产假期间工资,相关账务处理如下:
①产假期间垫付生育津贴和保险:
借:其他应收款
贷:银行存款
②多垫付的生育津贴和社保在返岗后的工资里面扣除:
借:管理费用——工资
贷:其他应收款(多垫付的到手工资+社保个人部分)
摘要:转回应由公司承担多垫付XX生育津贴
③收到生育津贴并在生育津贴范围内扣除垫付的生育津贴和社保:
借:银行存款
贷:其他应付款
摘要:收到XX医保局转来XX生育津贴。
借:其他应付款
贷:其他应收款(生育津贴范围内垫付的工资+社保)
摘要:已垫付XX生育津贴对冲。
部分地区员工生育报销的医疗费和生育津贴都是汇入员工参保公司对公账户再由公司转付给员工。员工生育期间,公司依旧要承担各项保险的公司部分。如果员工返岗前,公司向员工支付了工资,那么公司可以从代收的生育津贴中扣除已发工资和各项保险的个人承担部分。
(三)职工福利
①人人都有、无法量化到个人的非货币性福利:
借:应付职工薪酬——职工福利
应付职工薪酬——非货币性福利
贷:银行存款/累计折旧
借:管理费用——福利费
贷:应付职工薪酬——职工福利
应付职工薪酬——非货币性福利
②可以量化到个人的货币性福利或
借:应付职工薪酬——职工福利
贷:累计折旧/银行存款
应交税费——代扣代缴个人所得税(并入个人工资,如有)
(四)辞退补偿
借:管理费用——辞退福利
贷:应付职工薪酬——辞退福利
摘要:XX年XX月XX日,发放辞退XXXX费用XX元。
注意:劳动关系双方依法解除或终止劳动合同时,用人单位应在解除或终止劳动合同时一次付清劳动者工资。
六、个税返还
(1)收到返还手续费时:
借:银行存款
贷:其他收益
应交税费——应交增值税(销项税额,6%税率)
(2)若企业收到该笔款项用于奖励给本单位职工时:
借:管理费用等
贷:应付职工薪酬
借:应付职工薪酬
贷:银行存款
应交税费——代扣代缴个人所得税(如有)
提示:该笔奖励应并入发放当月工资一并申报工资薪金所得,涉及应代扣代缴个税时,还需进行个税的账务处理。
七、资产相关
(一)固定资产
①采购固定资产
借:固定资产——运输设备/电子产品/……——XX
贷:银行存款/其他应付款
摘要:XX年XX月XX日XX部采购固定资产XX。
注意,为了考核固定资产效率,应当添加辅助核算如部门核算。
采购时附原始单据:采购申请单、增值税发票、资产验收单(自制)、银行付款回单;折旧时附折旧计算表。月底要根据计提折旧明细表的数据,按资产类别和使用部门汇总,进行账务处理,如果财务软件有固定资产核算模块,将自动生成计提折旧的分录。
②计提折旧
借:管理费用—折旧费
销售费用—折旧费
贷:累计折旧
摘要:计提XX月折旧。
注意,固定资产增加当月不计提折旧次月开始计提折旧,减少当月计提折旧。装修的摊销类比固定资产,不过只通过长期待摊费用来实现,最低摊销年限不短于三年。
注意,固定资产正常处置损益计入资产处置损益,中间步骤相关收支通过固定资产清理科目过渡。
③计提减值
借:资产减值损失
贷:固定资产减值准备
④处置固定资产
【1】增值税转型后购置的固定资产
转入清理时:
借:固定资产清理
累计折旧
贷:固定资产
收取价款和增值税额
借:银行存款
贷:固定资产清理
应交税费——应交增值税(销项税额)
结转固定资产清理损失
借:资产处置损益
贷:固定资产清理
【2】增值税转型前试点企业购置的固定资产
转入清理
借:固定资产清理
累计折旧
贷:固定资产
收取价款
借:银行存款
贷:固定资产清理
计算应交增值税
借:固定资产清理
贷:应交税费——简易计税
结转固定资产清理损益
借:固定资产清理
贷:资产处置损益
(二)无形资产
①采购无形资产
借:无形资产——专利/非专利技术/土地使用权/商标/著作/特许权——XX
应交税费——待认证进项税额
贷:银行存款/其他应付款
摘要:采购专利XX/非专利技术XX/土地使用权XXX
②摊销:
借:管理费用/销售费用——累计摊销
贷:累计摊销
摘要:XXXX月摊销
③处置无形资产
借:累计摊销
无形资产减值准备
银行存款
贷:应交税费——应交增值税——销项税额
无形资产
资产处置损溢(亏损在借方)
(三)低值易耗品
①购入时
借:周转材料——低值易耗品——在库
应交税费—应交增值税(进项税额)
贷:银行存款——**银行 2,500
采购资产的凭证,后附原始单据:采购申请单、资产使用验收单(自制)。
②领用时
借:周转材料——低值易耗品——在用
贷:周转材料——低值易耗品——在库
③日常摊销
借:销售费用/管理费用—低值易耗品摊销
贷:周转材料——低值易耗品——摊销
④报废
贷:周转材料——低值易耗品——摊销
借:周转材料——低值易耗品——在用
八、税控设备
根据财政部 国家税务总局关于增值税税控系统专用设备和技术维护费用抵减增值税税额有关政策的通知财税〔2012〕15号,自2011年12月1日起,增值税纳税人购买增值税税控系统专用设备支付的费用以及缴纳的技术维护费(以下称二项费用)可在增值税应纳税额中全额抵减。
企业购入增值税税控系统专用设备:
借:固定资产——电子产品——税控设备
应交税费——应交增值税(进项税额)
贷:银行存款/库存现金
按规定抵减的增值税应纳税额:
借:应交税费——应交增值税(减免税款)
贷:递延收益
计提折旧:
借:管理费用——折旧
贷:累计折旧
递延收益冲减折旧:
借:管理费用——折旧(红字)
借:递延收益
全电发票推广以后,可能企业不再有税控设备。
九、杂项期间费用
(一)销售杂费支出
(1)支付接待费、广告费
借:销售费用——业务招待费——××部门
销售费用——广告费——××部门
应交税费——应交增值税(进项税额)
贷:库存现金/银行存款
凭证摘要:支付销售部/售后部报销接待费、广告费
(2)支付差旅会议费、交通费、公务车燃油费等
借:销售费用——差旅会议费——××部门
销售费用——交通费——××部门
销售费用——公务车费——燃油费——××部门
贷:库存现金
其他应收款——备用金
凭证摘要:支付××人去××公司的差旅会议费、交通费、公务车燃油费
(二)管理杂费支出
支付财务部、人力资源部的清洁费、办公用品(含邮寄、快件费)
借:管理费用——杂费——××部门
——办公费——××部门
贷:库存现金或银行存款
凭证摘要:支付财务部、人力资源部的清洁费、邮件费、办公用品
(三)财务费用
支付利息、手续费:
借:财务费用——手续费
财务费用——利息支出(可下设子科目借款利息、贴息费用)
贷:银行存款
摘要:支XX月银行手续费XX元,利息XX元
收到利息:
借:财务费用——利息收入(红字)
贷:银行存款
摘要:收到XX银行存款利息XX元
(四)借支处理
由于公司杂费可能存在交易事项单笔金额小、总笔数多的情况,为了节省管理成本,可以采取由部门在期初借支期末核算退回多余借支款年末清算的方式进行管理。
期初部门办理借支:
借:其他应收款——备用金——XX部门
贷:银行存款/库存现金
摘要:XX月XX日,支XX部门备用金。
期间费用支出结算时:
借:管理费用/销售费用——XX
贷:其他应收款——备用金——XX部门
摘要:结算XX部门XX费用(从备用金借款冲销)
期末退回多余借支款:
借:银行存款
贷:其他应收款——备用金——XX部门
摘要:XX月XX日,收到XX部门退回XX月XX日领取备用金多余部分。
十、赠送礼品
公司买一赠一时确认收入成本与常规模式相同,总价款收入在各个商品之间按照公允价值分摊。
随机赠送外购商品时不产生收益,不确认收入,相关分录如下:
借:销售费用—业务宣传费
贷:库存商品
应交税费—应交增值税(销项税额)
应交税费——代扣代缴个人所得税
摘要:XX年XX月公司地推赠送XX一批
十一、三方融资采购
在某些特殊行业,企业会与厂家、金融机构、第三方监管共同签订协议,约定企业在金融机构开立承兑账户,通过承兑方式使用财务杠杆。相关交易事项如下:
①开具承兑汇票前,存入保证金
借:其他货币资金——存出保证金——XX银行XXXXXX
贷:银行存款——XX银行XXXXXX
摘要:存出承兑汇票保证金
②开具银行承兑汇票
借:应付账款——甲公司
贷:应付票据——甲公司
摘要:XX月XX日为向甲公司采购XXXX产品开具银行承兑汇票XX元。
③收到厂家发票、结算单据
借:库存商品
应交税费——应交增值税——进项税额
贷:应付账款
注意,如承兑汇票挂单与实际采购款不一致,可能会导致应付票据冲减应付账款后仍然有余额。
这种情况可以作一笔分录进行处理:
借:预付账款——厂家资金池——承兑汇票(**行)
贷:应付账款
摘要:多开具承兑汇票转入预付账款。
十二、借款及利息
(一)银行贷款
企业从金融机构取得贷款,相关分录如下:
①取得借款时:
摘要:收到××银行流动资金借款(XX年XX月至XX年XX月)
借:银行存款——XX银行
贷:短期借款——XX银行
摘要:取得XX银行贷款一笔
注意,实际操作时银行贷款一般是在当天便直接转出到贷款人供应商账户上,并没有由贷款人实际控制。
②支付借款手续费时:
借:财务费用——银行手续费
贷:银行存款
摘要:支付××银行流动资金借款手续费。
④按月计提利息时:
借:财务费用——利息费用
贷:应付利息——××银行
摘要:计提XX月XX银行贷款利息
⑤支付利息时(如果实际支付利息与计提利息有差异的,应冲回多计提部分):
借:应付利息——××银行
贷:银行存款
⑥到期归还贷款本金时:
借:短期借款 800万元
贷:银行存款 800万元
注意:如果借入的是用于建设的专项长期借款,那么贷款发放时应贷记“长期借款”,当本金还款日期在一年以内的时候,将剩余本金转入短期借款。相关利息应按准则资本化或费用化。
(二)借款给其他单位
公司作为出借人相关分录如下:
借:其他应收款——借款——乙公司
贷:银行存款
摘要:XX月XX日支付拆乙公司借款一笔
(附件:银行转账回单、借款合同复印件)
每期计提应收利息
借:应收利息——乙公司
财务费用——利息收入
贷:应交税费——应交增值税——销项税额(6%)
摘要:XX月应收乙公司借款利息
(附件:借款合同复印件、利息计算表。注意,利息发票开具普通发票——因为不能抵扣进项税额。)
借入人相关分录如下:
借:银行存款
贷:其他应付款——借款——甲公司
(附件:银行转账回单、借款合同复印件)
借:财务费用——利息支出
贷:应付利息——A公司
十三、预付摊销
水电费收据、预付款发票仅作为支付凭证而非费用摊销凭证。水电费应以供水供电部门的发票作为结算凭证,预付油卡应以消费清单做费用附件。预付房租按租期逐月摊销。
①预付费用时:
借:预付账款——预付费用—XXXX
应交税费——应交增值税——进项税额
贷:银行存款
【后附原始单据:费用报销单、发票、银行回单】
②进行摊销时:
借:销售费用/管理费用——XX费
贷:预付账款——预付费用—XXXX
【后附原始单据:自制的费用分摊表】
【Tips】水电费、宽带费等户名和承租人不一致的情况,需要受票方向承租人出具加盖公章确认分摊费用的分割单、原始发票的复印件作为证据链。
装修类长期待摊费用账务处理类似。
十四、资产盘点
(一)资产盘亏
发现盘亏分录:
借:待处理财产损溢
贷:库存商品/其他资产类项目
应交税费——应交增值税——进项税额转出(非正常损失)
摘要:XX年XX月XX日XX盘亏XX元
盘亏处理分录:
借:管理费用
其他应收款——保险/其他
贷:待处理财产损溢
摘要:XX日盘亏中XX元由保险赔偿,XX元经批准计入管理费用。
注意,待处理财产损益月末应及时处理,另外盘亏项目应有审批处置流程。
(二)资产盘盈
借:管理费用(红字)
借:库存商品
摘要:XX年XX月XX日,盘盈存货XX。
借:固定资产
贷:营业外收入
摘要:XX年XX月XX日,盘盈固定资产XX。
十五、股票交易
购入股票:
借:交易性金融资产——股票(xxxxxx)——成本
税金及附加
投资收益
应交税费——应交增值税——进项税额
贷:银行存款
摘要:XX月XX日购入XX股票XX股
股票上涨或下跌分录:
借:交易性金融资产——股票(XXXXXX)——公允价值变动
贷:公允价值变动损益
摘要:XX月股票XX价格波动公允价值变动
转让股票分录:
借:银行存款
贷:交易性金融资产——股票(XX)——成本
交易性金融资产——股票(XX)——公允价值变动
投资收益
支付股票交易印花税分录:
借:税金及附加
贷:银行存款0
按购销差价计算转让股票应纳增值税,税率6%(差额纳税不可抵扣进项税额,类似于简易计税,亏损冲减不可跨年),相关分录如下:
借:投资收益
贷:应交税费——转让金融商品应交增值税
十六、税款处理
(一)增值税及附加税
月末增值税无留抵税额时,将当月应交增值税金额计入应交税费——应交增值税——转出未交增值税科目借方,贷记未交增值税。账务处理后,应交增值税科目余额为0。如当月存在期末留抵,可不做处理,应交增值税科目借方余额为月末增值税留抵税额(反映在资产负债表其他流动资产中)。
借:应交税费——应交增值税——转出未交增值税
贷:未交增值税
摘要:转出本月应缴增值税
下月初缴税时的分录:
借:未交增值税 1000
贷:银行存款 1000
摘要:缴纳上月增值税
年底,则将应交税费——应交增值税下各级科目余额对冲(转出当月未交增值税同步进行),对冲后应交增值税及其所有下级科目余额为0(无增值税期末留抵税额时)。
年底结转应交增值税明细科目的分录:
借:应交税费——应交增值税——销项税额
应交税费——应交增值税——进项税额转出
贷:应交税费——应交增值税——进项税额
应交税费——应交增值税——转出未交增值税
月底如果要交增值税,需要自制税金计提表,做一笔计提附加税的分录如下:
借:税金及附加
贷:应交税费——应交城市维护建设税
——教育费附加
——地方教育费附加
——文化事业建设费
——消费税
【后附原始单据:支出凭单、银行扣税回单、完税证明】
(二)企业所得税
季度计提企业所得税分录:
借:所得税费用
贷:应交税费——应交企业所得税
缴纳企业所得税分录:
借:应交税费——应交企业所得税
贷:银行存款
年度根据调整计算所得税暂时差异:
借:所得税费用
递延所得税资产
贷:应交税费——应交企业所得税
汇算补缴企业所得税分录:
借:以前年度损益调整
贷:应交税费—应交所得税
借:利润分配-未分配利润
贷:以前年度损益调整
十七、月末结转
1.收入类科目
借:主营业务收入、其他业务收入、营业外收入
贷:本年利润
2.成本类科目
借:本年利润
贷:主营业务成本、销售折扣与折让、税金及附加、其他业务成本、营业外支出
3.费用类:
借:本年利润
贷:管理费用、销售费用、财务费用、所得税费用
4.投资收益:
借:投资收益
贷:本年利润
年末结转的分录:
1.本年利润结转(如亏损则借贷方向相反)
借:本年利润
贷:利润分配—未分配利润
2.“应交税费—应交增值税”明细科目借贷方结转,清零。
3.计提法定盈余公积金
借:利润分配—提取法定盈余公积
贷:盈余公积—法定盈余公积
4.结转法定盈余公积金
借:利润分配—未分配利润
贷:利润分配—提取法定盈余公积
【总结】日常业务类型基本分为:采购、销售、费用、成本结转、交税、计提类(工资、社保、税金)、折旧、摊销、期末损益结转。
第三节 常规清算
借:应付账款/其他应付款/其他无法支付债务
贷:营业外收入
退还实收资本
借:实收资本
贷:银行存款
分配剩余利润:
借:利润分配——未分配利润
盈余公积
贷:银行存款/库存现金/库存商品/其他资产
应交税费——应交增值税——销项税额(如有)
借:应交税费——应交增值税——转出未交增值税
贷:未交增值税
如账面非债权、待摊类资产余额非零,且既不直接作为实物分红,也不对外处置,则应编制分录(公司注销时经常会遇到此类奇葩事件):
借:资产类科目
贷:应交税费——应交增值税——进项税额转出
清理完成以后理论上公司账面只余少量已做进项转出的库存商品和剩余所有者权益。缴纳相关税费(增值税、企业所得税、利润分配个人所得税)通常即可顺利注销。
第四节 破产清算
本部分不详细赘述,可参考《企业破产清算有关会计处理规定》处理。