出于数据统计分析的需要,财务部近期要求各销售部门将售车相关的数据都填列在销售价格审批表上,一车一表。
由于所需要的数据比较多,工作表构成比较复杂(见上图),无论是用VBA还是EXCEL工具箱,汇总数据均比较棘手。事后检讨,造成这样困境的原因在于数据既有纵向填充也有横向填充。
在EXCEL界,比较讨喜的是只有标题和数据行的工作表,像这样错落的工作表势必遭受深恶。笔者冥思苦想,找到一个折中的办法,那就是将审批表作为主表,在同一工作簿中建立名为“数据”的工作表,将数据标题扁平化,直接引用主表的数据。(见下图)
这样,只要用VBA等工具将每个工作簿下的“数据”表汇总起来即可达到要求。如果将销售顾问上交的电子表格集中存放于服务器,再以盘符映射的方式即可比较方便的处理。不过这样每次都需要重新打开全部文件或者实时更新速度较慢。笔者此时想到了EXCEL POWER QUERY的汇总功能,不禁跃跃欲试。
首先,在数据中点击获取数据→从文件夹。注意,EXCEL版本至少要高于2013才可以使用POWER QUERY。
选择文件存放目录。注意,汇总数据的EXCEL不能放在该目录下。POWER QUERY可以遍历所有子目录。
选择“合并并转换数据”。
选择辅助性的“数据”工作表,以便汇总。
确认数据列无误后点击“关闭并上传”。值得注意的是,数据表的标题应当只有一行。
可以看到数据已汇总成功。