《国家税务总局关于印发〈进一步加强税收征管若干具体措施〉的通知》（国税发[2009]114号）第六条规定：“加强企业所得税税前扣除项目管理。未按规定取得的合法有效凭据不得在税前扣除”。在税收征管和会计核算过程中，不论是税务管理人员还是财务人员，对凭证的合法、有效性都难以准确把握。那么到底什么是“合法、有效”凭证呢？
一、“合法、有效凭证”涉及的相关财税法规
主要有以下法规对“合法、有效凭证”进行了规定：
1、《中华人民共和国税收征收管理法》
第十九条 纳税人、扣缴义务人按照有关法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿，根据合法、有效凭证记账，进行核算。
2、《中华人民共和国会计法》
第十四条 会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。”
财政部关于印发《会计基础工作规范》的通知》（财会（1996）19号）
第四十九条 原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。第五十一条规定“如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样……发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。”
3、《中华人民共和国发票管理办法》
第二十条 所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。
第二十一条 不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
4、《中华人民共和国增值税暂行条例》
第九条 纳税人购进货物或者应税劳务，取得的增值税扣税凭证不符合法律、行政法规或者国务院税务主管部门有关规定的，其进项税额不得从销项税额中抵扣。
《中华人民共和国增值税暂行条例实施细则》
第十九条 条例第九条所称增值税扣税凭证，是指增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、农产品收购发票和农产品销售发票以及运输费用结算单据。
5、国家税务总局公告[2011]第34号《关于企业所得税若干问题的公告》
第六条 企业当年度实际发生的相关成本、费用，由于各种原因未能及时取得该成本、费用的有效凭证，企业在预缴季度所得税时，可暂按账面发生金额进行核算；但在汇算清缴时，应补充提供该成本、费用的有效凭证。”
国家税务总局公告2012年第15号《关于企业所得税应纳税所得额若干税务处理问题的公告》
第六条 根据《中华人民共和国税收征收管理法》的有关规定，对企业发现以前年度实际发生的、按照税收规定应在企业所得税前扣除而未扣除或者少扣除的支出，企业做出专项申报及说明后，准予追补至该项目发生年度计算扣除，但追补确认期限不得超过5年。企业由于上述原因多缴的企业所得税税款，可以在追补确认年度企业所得税应纳税款中抵扣，不足抵扣的，可以向以后年度递延抵扣或申请退税。
6、《企业所得税税前扣除凭证管理办法》
第十三条 企业应当取得而未取得发票、其他外部凭证或者取得不合规发票、不合规其他外部凭证的，若支出真实且已实际发生，应当在当年度汇算清缴期结束前，要求对方补开、换开发票、其他外部凭证。补开、换开后的发票、其他外部凭证符合规定的，可以作为税前扣除凭证。
第十五条 汇算清缴期结束后，税务机关发现企业应当取得而未取得发票、其他外部凭证或者取得不合规发票、不合规其他外部凭证并且告知企业的，企业应当自被告知之日起60日内补开、换开符合规定的发票、其他外部凭证。其中，因对方特殊原因无法补开、换开发票、其他外部凭证的，企业应当按照本办法第十四条的规定，自被告知之日起60日内提供可以证实其支出真实性的相关资料。
第十六条 企业在规定的期限未能补开、换开符合规定的发票、其他外部凭证，并且未能按照本办法第十四条的规定提供相关资料证实其支出真实性的，相应支出不得在发生年度税前扣除。
第十七条 除发生本办法第十五条规定的情形外，企业以前年度应当取得而未取得发票、其他外部凭证，且相应支出在该年度没有税前扣除的，在以后年度取得符合规定的发票、其他外部凭证或者按照本办法第十四条的规定提供可以证实其支出真实性的相关资料，相应支出可以追补至该支出发生年度税前扣除，但追补年限不得超过五年。
第十八条 企业与其他企业（包括关联企业）、个人在境内共同接受应纳增值税劳务(以下简称“应税劳务”)发生的支出，采取分摊方式的，应当按照独立交易原则进行分摊，企业以发票和分割单作为税前扣除凭证，共同接受应税劳务的其他企业以企业开具的分割单作为税前扣除凭证。
简单来讲就是：汇算清缴前补开的发票、外部凭据可以作为汇算清缴年度税前扣除凭证；汇算清缴时如果未取得发票或税前扣除凭证同时相关支出未做税前扣除的可以在取得票据后向前追补五年；汇算清缴后税务机关发现已税前扣除的未取得合法票据的，六十日内未补开的，该笔支出永久不得税前扣除。
7、会计基础工作规范
第五十条 会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。
记帐凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证，也可以使用通用记帐凭证。
反过来说，未经审核的原始凭证作为记账凭证的附件，效力的存疑的。
二、合法有效的凭证分类
合法、有效的凭证可以分为：票、表、证、单、书、据等。
1、票，如发票，是企业经济生活中最重要、出现频率最高的原始凭证。发票主要是指单位和个人在商品购销活动中，提供或者接受劳务服务及其他经营活动中，购销双方证明其经济业务发生及收付款项的书面凭证，是核算财务收支的法定凭证，也是会计核算的原始凭据，还是相关部门进行审核、检查的重要依据。大致可分为：
（1）专用发票。增值税专用发票是增值税制度改革的产物，仅限于增值税一般纳税人领购或税务部门代开使用。专用发票目前主要包括增值税专用发票和机动车销售专用发票。我国已经初步形成了增值税专用发票抵扣封闭链条。
（2）普通发票。普通发票主要分为货物销售普通发票、增值税应税劳务普通发票等。不同的票种供不同的纳税人领购使用。
（3）专业发票。专业发票主要是指金融、保险企业的存贷、汇兑、转账凭证，保险凭证；邮政、电信企业的邮票、邮单、话务、电报收据；铁路、民航企业和交通部门、公路等部门使用的发票等。专业发票具有专业性、特殊性，一般是垄断行业使用的，有的虽经有关部门监制但并没有加盖监制章。
2、表，如《工资发放表》。《企业所得税法》强调工资必须是实际发放的。因此对《工资发放表》的真实性应着重在收款人签字或银行支付款项证明及劳动合同的确认上。《差旅费报销表》也是较为常见的以表作为报销凭证的。其中，除车船、飞机等交通工具费用及住宿费需附发票外，出差补助、误餐补助、里程补助等是按照一定的定额标准由出差人员计算填报，只要是真实发生的、合规的就是合法的，可以作为费用支出凭证。另外，符合会计核算规定制作的《折旧摊销计算》和《成本结转计算表》等也是税务部门认可的合法、有效的凭证。
3、证，如售付汇凭证、税收证明等。对支付给我国境外的单位或个人的非购货款，可以按纳税人所在地主管税务部门开具的售付汇凭证为合法有效凭证。单位和个人从中国境外取得的与纳税有关的发票或者凭证，税务部门可以要求其提供境外公证机构或者法定鉴证机构的确认证明，经审核确认，可作为合法的记账凭证。企业发生的财产非常损失或评估损失，可以税务部门确认后出具的税收证明作为合法、有效的凭证。
4、单，如行程单、签收单等。航空运输电子客票暂使用《航空运输电子客票行程单》作为旅客购买电子客票的付款凭证或报销凭证。行程单纳入税务部门发票管理，由国家税务总局监制，但行程单暂不套印发票监制章。对支付给我国境外的单位或个人的购货款，一般是以支付购货款单位或个人的签收单为合法有效凭证。
5、书，如各种缴款书。主要有税收缴款书、社会保险费专用缴款书、非税收入一般缴款书等，都是税收、社会保险费、非税收入支出的重要凭据。
6、据，如财政收据。财政收据是发票以外使用量较大的一种合法凭证，由财政部门监制，供行政事业单位及代收费单位收取各项规费时使用。如教育部门收取的教育劳务费、医疗收据、解放军收据、房地产开发企业代收费用等均开具行政事业性收据作为合法凭证。其他如一些地方地税局监制的房地产开发预收款凭据，供房地产开发企业在收取开发产品预售收入（包括定金）开具正式发票前使用，其管理与房地产开发销售发票一样，按照《发票管理办法》规定执行。企业自制的收据（如从市场上买的空白收据），用来代替发票税务局机关不予承认，如以此入账，则属于“白条入账”（主要是就费用而言，零散的未开具正规销售发票给对方的时候，亦有以收据列支收入的情况）。
三、合法、有效凭证的特点
只有完全具备以下“三性”的凭证才是合法有效的凭证：
（1）合法性。凭证的确立是由法律行政法规作出规定，它是由法定的管理部门——财政税务部门统一监制，依法印制、使用的发票是财务收支的合法凭证，任何人不得无故拒绝接受，它的流通、传递受法律保护。
如：私印、私购、盗窃、抢夺、代开、借用的发票，是发票来源非法；弄虚作假开具发票，是开具发票非法；用其他票据代替发票、擅自扩大专业发票使用范围，是发票载体非法；取得“白条”等非法凭证付款入账，是受理非法凭证。这些都是违反发票管理法规的行为。只有依法印制、依法领购、依法开具、依法取得的发票，才具备发票的合法性。
（2）真实性。指开具制作凭证单位和个人必须按照法律、行政法规的规定，从客观事实出发，对经济业务进行如实、客观地记录；对接受的凭证进行严格的审核把关，去伪存真，以保证原始凭证的真实性。变造、虚开的凭证是违反真实性的这一特性，是不能反映经济业务活动实质的。
（3）时效性。开具制作凭证必须按照财政税务部门规定的时限进行，如发票必须按规定的时限开具，不得擅自提前、滞后开具发票，人为调节纳税义务发生时间。
四、合法、有效凭证的条件
按照现行会计制度和税收法规的有关规定，合法、有效的凭证必须符合以下条件：
（一）内容完整。包括凭证的名称、填制日期、填制凭证单位名称或填制人姓名、经办人员签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。
工程劳务类发票必须注明工程地址和名称、运输发票必须注明货物品众、数量、里程、起止地、运输车辆类型及车牌号。
值得注意的是增值税发票上的复核人不应为空。
（二）章印齐全。从外单位或个人取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章、填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导或其指定的人员签名、盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。
（三）填写规范。凡填有大、小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。
（四）用途明确。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
（五）手续完备。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工因公外出借款凭据必须附在记账凭证之后，收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还借款原据。
（六）业务真实。上述各项要求均必须建立在经济业务真实发生的基础之上。发票的货物品种、规格、数量、单价、金额必须与真实交易的完全一致。
五、“合法、有效凭证”具体形式
1、支付给我国境内的单位或个人，且所述单位或个人生产销售的产品或提供的劳务发生在一般生产经营领域中属于营业税或增值税等税收征税范围的，开具的发票为唯一合法有效凭证。如，对于经过法院拍卖而取得的房产，也应该由出卖人依法开具发票作为税收的合法凭证。
2、对不属于正常生产经营领域而支付给我国境内的行政事业单位的，且所述单位收取的属于国家或省级财税部门列入不征税名单的行政事业性收费（基金），以其所开具的财政收据为合法有效凭证。如，路政管理部门收取的养路费开具的行政事业性收据则为合法凭证。
3、对支付给我国境外的单位或个人的购货款，以所述单位或个人的签收单据为合法有效凭证；对支付给我国境外的单位或个人的非购货款，以纳税人所在地主管税务部门开具的售付汇凭证为合法有效凭证。单位和个人从中国境外取得的与纳税有关的发票或者凭证，税务部门在纳税审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构或者法定鉴证机构的确认证明，经税务部门审核认可后，方可作为合法的记账核算凭证。
4、经国家税务总局或省地方税务局确认的其他合法有效凭证。如，根据企业发生的财产非常损失或评估损失时，应由相应的税务部门确认后出具的税收证明作为合法有效的凭证。
5、其他符合相关税收政策的会计凭证。如企业支付给职工发生的支出时，根据职工的工资发放表（收款人签字确认或银行支付证明）结合劳动合同进行确认。另外，对于实在无法取得正式发票的客观条件下，结合实际情况，以相关收据、收款证明作为企业入账凭证，如：支付给个人的青苗补偿费，结合相关证明材料，收款人的收款收据即可确认为合法凭证。
六、使用非“合法、有效凭证”法律责任
1、对于非法凭证，不得作为财务报销凭证，也不能在税前扣除。
2、企业如果使用非法凭证，就会要求补税和加收滞纳金，将增加企业的负担。企业如果违反发票管理法规，导致其他单位或者个人未缴、少缴或者骗取税款的，由税务机关没收非法所得，可以并处未缴、少缴或者骗取的税款一倍以下的罚款。
3、被认定为偷税的，就会被处偷税的百分之五十以上五倍以下的罚款。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。
七、两个对外付款无需开具发票的特例
1、销售方按合同约定支付给购买方的违约金以及合同开始执行前购买方违约而向销售方支付的违约金，只需要开具收据，凭合同与收据做税前扣除。这两种违约金不在增值税应税项目之列。
2、销售方给予采购方的现金折扣，销售方凭约定折扣的合同及付款回单等能证明付款日期的附件计算现金折扣并税前扣除，采购方凭借合同等附件将折扣金额冲减财务费用。
